BAB 1

MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN RAPAT

A. Pengertian rapat

1.  menurut KBBI,rapat adalah pertemuan/kumpulan untuk membicarakan sesuatu sidang,majelis
2. rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
3. rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
4. rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatp muka

              Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan 

B. Fungsi rapat 

1. untuk memecahkan masalah
2. untuk menyampaikan informasi 
3. sebagai forum demokrasi di hadapan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan
4. secagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5. sebagai sarana organisasi
6. ketentuan hukum

C.Jenis-jenis rapat

    a).rapat menurut tujuannya

        1.rapat penjelasan

              rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat

        2.rapat pemecahan masalah 

              Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang di hadapi

        3.Rapat perundingan

              Adalah rapat yang digunakan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan                    terang agar tidak merugikan kedua belah pihak

    b).rapat meburut sifatnya 

1. rapat resmi
       Adalah rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturankerotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat
2. Rapat tidak resmi
        Adalah rapat yang di adakan tidak berdasrkan perencanaan yang formal
3. Rapat terbuka
         Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh semua anggota dan materi yang di bahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia
4. Rapat tertutup
         Adalah rapat yang di hadirii oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang di bahas merupakan masalah-masalah yang bersifat rahasia

D.Rapat menurut frequensinya

• Rapat rutin
         Adalah rapat yang di tentukan waktunya
• Rapat insidenting
         Adalah rapat yang tidak terjadwal.biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus di selesaikan bersama

  a.Syarat-syarat rapat yang baik

1. suasana terbuka
2. tidak ada monopoli
3. partisipasi aktip dari peserta rapat
4. bimbingan danpengawasan dari pimpinan
5. perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi 
6. pertanyaan singkat dan jelas
7. disiplin waktu\

E.Agenda rapat

1. Contoh agenda rapat